Effectuer les formalités d’embauche

Passage obligé dans la vie d’une entreprise qui se développe, l’embauche d’un salarié est souvent associée à un casse-tête administratif. S’il est vrai qu’il existe de nombreuses obligations, il est pourtant simple de s’y retrouver.

Un conseiller de la CMA Isère vous renseigne sur les formalités à accomplir et vous donne des conseils en droit social.


Les premières formalités d’embauche

La déclaration préalable à l’embauche

Avant l’embauche, le chef d’entreprise a obligation d’établir la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) afin que le salarié soit couvert en cas d’accident.

La DPAE permet d’effectuer les formalités suivantes :

  • la demande d’immatriculation de l’employeur à la Sécurité sociale en cas de première embauche d’un salarié
  • la demande d’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale s’il s’agit de son premier emploi
  • la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage
  • la déclaration nominative du salarié préalablement à son embauche
  • la demande d’adhésion à un service médical du travail.

La DPAE dûment remplie doit être envoyée à l’Urssaf locale par courrier, Internet ou fax.

Le titre emploi-service entreprise

Les petites entreprises de moins de 9 salariés peuvent également utiliser le TESE (titre emploi-service entreprise). Il permet de satisfaire à toutes les obligations sociales liées à l’embauche d’un salarié.

Pour cela, le chef d’entreprise doit :

  • remplir un formulaire d’adhésion
  • remplir un formulaire d’identification du salarié
  • renvoyer tous les mois les volets sociaux afin que l’Urssaf établisse le bulletin de paie
  • remettre un contrat de travail écrit (obligatoire) transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours suivant son embauche

Dans les 3 mois suivant l‘embauche

L’employeur doit :

  • inscrire son salarié à la Caisse de congés payés du bâtiment (pour les entreprises du bâtiment) ou s’immatriculer auprès de la caisse de retraite complémentaire correspondant au code APE de son entreprise
  • prendre rendez-vous pour la visite médicale d’embauche de son salarié avant la fin de la période d’essai. Cette visite est obligatoire avant l’embauche pour les salariés mineurs.
  • informer l’Inspection du travail de l’embauche. En cas de première embauche, la déclaration doit être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception et adressée à l’inspecteur du travail.

Les documents obligatoires

Le chef d’entreprise doit :

  • acheter la convention collective correspondant au code APE de son activité (en librairie, auprès de la Documentation française)
  • tenir un registre unique du personnel où doivent être inscrits l’état civil de la personne embauchée, son emploi, sa qualification, la date de son entrée dans l’établissement, la mention éventuelle d’apprenti ou de contrat de professionnalisation ainsi que la date de sortie de l’établissement.
  • constituer le livre de paie afin de conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans
  • rédiger le document unique d’évaluation des risques professionnels. Ce document est obligatoire dès que l’entreprise a un salarié, un apprenti ou un stagiaire. L’artisan encourt une amende de 1 500 euros et une responsabilité aggravée si ce document n’est pas dûment rempli. Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques professionnels dans l’entreprise. Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans.

Les obligations d’affichage

Le chef d’entreprise a obligation d’afficher certains documents dans un lieu de passage où ils sont visibles par les salariés ou même dans les véhicules de l’entreprise :

  • les coordonnées de l’inspecteur du travail, du médecin du travail, des services de secours et d’urgence et éventuellement de congés payés ainsi que de la Halde (Haute Autorité de lutte contre les discriminations et pour l’égalité)
  • les horaires de travail des salariés, les dates de congés (au moins 2 mois à l’avance), l’avis d’existence de la convention collective, les modalités d’accès au document d’évaluation des risques professionnels, le règlement intérieur (pour les entreprises de 20 salariés), les consignes de sécurité en cas d’incendie
  • les textes concernant l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes (articles du code pénal et du code du travail fournis par la CMA Isère) ainsi que l’interdiction de fumer avec l’indication des zones fumeurs et des zones non-fumeurs.

 

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