Protection des données

Décrété par l’Union européenne en décembre 2015, le règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il oblige les entreprises à identifier les données personnelles en leur possession et à mettre en place des dispositions de protection.


Formation RGPD à la CMA Isère

Pour vous aider à identifier et protéger les données détenues par votre entreprise, la CMA Isère vous propose :

  • une formation sous forme d’ateliers
  • 3 demi-journées de formation, soit 1,5 jour de formation
  • 10, 17 septembre et 15 octobre 2018
  • à la CMA Isère à Grenoble

> Plus d’informations, contactez Nathalie Cartier-Lange – Tél. : 04 76 70 82 10 – nathalie.cartier-lange@cma-isere.fr

Se mettre en conformité

À compter du 25 mai 2018, toutes les entreprises de l’Union européenne doivent répondre aux obligations fixées par le RGPD. Ce règlement s’inscrit dans la continuité de la loi française Informatique et Libertés et a vocation à adapter la loi aux évolutions des technologies et de nos sociétés (numérique, commerce en ligne…). Il prévoit que chaque entreprise détenant et traitant des données personnelles mette en œuvre des dispositions de protection suffisantes pour éviter la récupération illégale des données ainsi que leur usage abusif. Le RGPD vous oblige ainsi à plus de transparence vis-à-vis de vos clients, salariés, prospects, fournisseurs, et à leur garantir que votre entreprise a mis en place des processus garantissant la confidentialité de leurs données.

Quelles sont les données à caractère personnel ?

Sont concernées « toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable […] directement ou indirectement » (numéro de Sécurité sociale, date de naissance, numéro de compte bancaire, adresse postale, empreinte digitale, géolocalisation, photo, vidéo, adresse e-mail, numéro de téléphone…). Dans une entreprise, ces données concernent donc les clients de l’entreprise mais aussi son personnel, ses fournisseurs et sous traitants.

Quand parle-t-on de traitement des données ?

Dès lors que l’entreprise détient un fichier informatique ou manuel de ses clients ou fournisseurs comportant des données personnelles actualisées ou non, et qui peut volontairement ou non être communiqué par transmission, diffusion ou tout autre forme de mise à disposition. Un traitement de données doit avoir une vocation précise (facture, devis, carte de fidélité…) qui doit être légale et légitime au regard de votre activité professionnelle. Toutes ces opérations sur ces données constituent votre traitement de données personnelles ayant pour objectif la gestion de votre clientèle.

Quelles sont vos obligations depuis le 25 mai 2018 ?

Constituer un registre de vos traitements de données. La déclaration obligatoire à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) disparaît au profit de la tenue systématique d’un registre de traitements des données. Ce qui réclame en amont de lister les activités de votre entreprise nécessitant la collecte et le traitement de données (gestion de la paye, recrutement, formation, gestion des accès, gestion des clients, des prospects, carte de fidélité…). Chaque activité donne lieu à une fiche dans votre registre. Celle-ci doit préciser la finalité du recueil de données, les données utilisées, la personne ayant accès à ces données et la durée de leur conservation.
Obligation d’informer les personnes. Dès lors que vous collectez des données, vous devez informer la personne concernée sur la nature de ces informations, le support utilisé pour cette collecte, sa finalité, ce qui vous autorise à traiter ces données, qui y a accès, la durée de leur conservation et ses droits sur ces données. Ces éléments doivent figurer dans les conditions générales de vente, sur le site internet de l’entreprise ou dans l’entreprise.
Permettre aux personnes d’exercer facilement leurs droits. Le consentement des personnes est impératif d’où la nécessité de leur donner une information limpide et exhaustive de l’usage que vous faites de leurs données personnelles. Le RGPD renforce le droit de toutes les personnes dont vous collectez et traitez les données d’avoir accès à leurs informations, de les rectifier, de s’y opposer, de demander leur effacement, de superviser leur portabilité et de limiter leur traitement. Vous devez de plus mettre en place les moyens d‘exercer ces droits (formulaire de contact spécifique sur site Internet, numéro de téléphone, adresse de messagerie dédiée…). Vous disposez d’un délai d’un mois pour donner suite à une demande. La confiance de vos clients dépend de votre réactivité. Les personnes concernées peuvent en cas de non réponse déposer une réclamation auprès de la CNIL.
Sécuriser vos données. Vous êtes tenu de prendre les mesures pour sécuriser vos données en changeant régulièrement et en complexifiant vos mots de passe, en mettant à jour vos antivirus et logiciels afin de garantir la sécurité des données en cas de perte ou de vol de votre outil informatique. En cas de violation de la vie privée, vous êtes tenu de le notifier sous 72 heures au maximum à la CNIL, ainsi qu’aux personnes dont les données ont été violées.

Quels sont les bénéfices du RGPD pour votre entreprise ?

Le RGPD vous permet de faire le tri de vos données, de les réactualiser ou de les détruire et d’améliorer leur pertinence. Votre mise en conformité avec le RGPD vous permet ainsi d’améliorer vos pratiques en réduisant le nombre d’informations collectées, en limitant l’accès à ces données aux seules personnes qui les gèrent et en organisant la durée de leur archivage. Enfin, et surtout, une bonne information sur l’usage que vous faites des données et des conditions d’exercice des droits de vos personnels et clients favorise la confiance de ces derniers !

 

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